Page 3 - Policy Brief
P. 3
2 Kompleksnya Proses Penanganan Surat
Langkah-langkah yang dilakukan oleh analis kebijakan dalam menyusun memorandum kebijakan sangat kompleks:
menerima disposisi penanganan surat dari pimpinan; berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memperoleh informasi yang
komprehensif dan berimbang; mencari referensi data dukung baik primer maupun sekunder; drafting atau menyiapkan
laporan dalam bentuk memorandum kebijakan yang singkat, padat, akurat, inspiratif, serta solutif; dan menginputnya secara
manual pada Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE) Open guna dikirimkan drafnya kepada pimpinan.
Selanjutnya, analis kebijakan juga melakukan monitoring atas tindaklanjut rekomendasi kebijakan yang disusunnya.
Berdasarkan data Laporan Kinerja Dephublemmas Tahun 2021, dari proporsi 2 persen memorandum kebijakan yang
dilaporkan kepada Bapak Presiden, sekitar 82 persen disetujui rekomendasinya oleh Bapak Presiden untuk kemudian
diagendakan menjadi kegiatan Presiden RI, dan 18 persennya dilimpahkan kepada Wakil Presiden atau K/L terkait guna
ditindaklanjuti. Selain itu, analis juga melakukan monitoring dan evaluasi dampak kebijakan atas rekomendasi kebijakan
yang telah disetujui oleh pimpinan.
3 Sistem Agenda Persuratan Fiturnya Relatif Sederhana
Bagan 3. Laman SPDE Open
Sistem agenda persuratan elektronik yang ada
fiturnya masih sederhana yaitu pengelolaan surat
masuk dan keluar serta drafting manual laporan.
SPDE pertama kali digunakan pada tahun 2009
guna mendukung proses penanganan dokumen
persuratan sehingga administrasi pengelolaan
surat masuk, penyiapan/drafting laporan,
pelaporan kepada pimpinan, pengelolaan
dokumen surat keluar, dan penyimpan berkas
dapat dilakukan secara elektronik dan bersifat
paperless.
Sejak tahun 2009 SPDE telah mengalami beberapa kali versi pengembangan menjadi yang terakhir SPDE Open Versi 1.0 .
Namun perubahan dan pengembangannya relatif tidak signifikan dan seiring dengan kecepatan arus modernisasi sistem
kerja, tingginya tuntutan penyelesaian pekerjaan yang semakin cepat dan akurat, tingginya dinamika dan tantangan dalam
hal koordinasi dan memperoleh data dukung, serta kurang selaras dengan kebijakan konversi jabatan struktural ke dalam
jabatan fungsional yang menyebabkan masing-masing individu pegawai harus menyiapkan dokumentasi eviden kinerja
guna melengkapi persyaratan administrasi pengukuran kinerja (Sasaran Kerja Pegawai) dan pencapaian angka kredit bagi
pejabat fungsional.
4 Surat Masuk Tidak Dilengkapi Data Dukung yang Detail
Pengirim surat seringkali tidak menyampaikan data dan informasi yang detail terkait surat permohonan/aspirasi/pengaduan
yang disampaikan. Surat masuk pertama kali diterima oleh Bagian Tata Usaha Persuratan yang berada pada Biro Tata Usaha
dan Arsip Kepresidenan, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara. Namun, seluruh surat masuk baik yang fisik maupun
elektronik tidak diperiksa kelengkapan data dan informasinya. Surat langsung diterima, dicatatkan, didigitalkan, dan
didistribusikan kepada unit kerja terkait.
Surat dengan data dan informasi yang minim akan menambah kesulitan para analis kebijakan saat harus melakukan
koordinasi dengan pihak pengirim surat guna melengkapi data dan informasi yang dibutuhkan dalam menyusun
memorandum kebijakan. Kendala koordinasi yang sering terjadi adalah tidak adanya informasi narahubung pada surat,
perbedaan waktu, budaya kerja organisasi, akses dan jaringan komunikasi, serta sulitnya memperoleh kontak pemangku
kepentingan/penanggung jawab yang tepat terkait substansi surat.
AGENDA KEBIJAKAN
Policy Brief ini ditujukan kepada Menteri Sekretaris Negara, Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan, Deputi
Bidang Administrasi Aparatur, serta Kepala Biro Informasi, Data dan Teknologi Kementerian Sekretariat Negara sebagai masukan dalam
mendorong pengembangan Sistem Kerja Modern yang berbasis Big Data Analytics.
PEMUTAKHIRAN AGENDA KEPRESIDEN
POLICY BRIEF 3
| MELALUI PEMBANGUNAN BIG DATA ANALYTICS
