Page 2 - Policy Brief
P. 2
PENDAHULUAN
Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan (Dephublemmas) merupakan satuan organisasi di Kementerian Sekretariat
Negara yang memiliki tugas strategis salah satunya memberikan dukungan analisis substansi dalam penyelenggaraan hubungan antara
lembaga kepresidenan dengan lembaga negara (LN), lembaga pemerintah (LP), lembaga nonpemerintah (LNP), dan masyarakat (Peraturan
Menteri Sekretaris Negara No. 5/2020). Analisis substansi dimaksud diwujudkan dalam bentuk memorandum kebijakan yang disusun oleh
para analis kebijakan (36 orang) dan berintikan rekomendasi kebijakan dalam penyusunan agenda kegiatan Presiden, Wakil Presiden, Ibu
Negara, dan/atau Menteri Sekretaris Negara.
Bagan 1. Struktur Organisasi dan Kekuatan SDM Dephublemmas
Dalam pekerjaan kesehariannya, para analis kebijakan pada Dephublemmas bertugas: i. melakukan penyiapan dan penganalisisan data dan
informasi; ii. menyampaikan saran dan rekomendasi kebijakan; iii. pemantauan dan koordinasi atas dinamika dan kegiatan LN, LP, LNP; iv.
penanganan pengaduan masyarakat; dan v. penyiapan bahan dan analisis kepada Menteri Sekretaris Negara. Adapun input utamanya adalah
surat permohonan/aspirasi/ pengaduan yang disampaikan oleh LN, LP, LNP, dan masyarakat (Laporan Kinerja Dephublemmas, 2021).
Merujuk pada nilai strategis dan keluasan lokus tugas yang dikerjakan oleh para analis kebijakan, pada Kedeputian Dephublemmas terdapat
masalah belum adanya sistem kerja yang terintegrasi atas penanganan surat permohonan/aspirasi/ pengaduan. Pemrosesan data
penanganan surat mulai dari: penerimaan surat masuk; pengecekan kelengkapan standar surat; distribusi surat ke unit kerja terkait; proses
telaah, analisis, dan penyusunan rekomendasi kebijakan; pelaporan kepada pimpinan; proses pendokumentasian hasil kinerja analis
kebijakan dan organisasi; input database kontak/narahubung dan hasil monitoring tindaklanjut rekomendasi; serta monitoring dan evaluasi
dampak kebijakan masih dilakukan oleh masing-masing unit kerja secara manual, dan tidak adanya standar penggunaan sumber data
(primer/sekunder) pada masing-masing analis kebijakan.
Ketiadaan sistem kerja yang terintegrasi tersebut memunculkan dampak data dan histori penanganan surat menjadi tidak terintegrasi; para
analis kebijakan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam melakukan telaah, analisis, serta penyusunan rekomendasi kebijakan; pimpinan
unit kerja Eselon II dan Deputi Hublemmas tidak dapat menilai serta memonitor kinerja penanganan surat secara akurat, cepat dan real time;
serta individu pegawai khususnya para analis kebijakan akan disibukkan dengan penyiapan persyaratan administratif guna melengkapi bukti
kinerja pada Sasaran Kerja Pegawai/SKP dan pengajuan Daftar Usulan Pengajuan Angka Kredit (DUPAK) di sela-sela waktu mengerjakan tugas
dan fungsi utamanya.
PENDAHULUAN
1 Tingginya Kuantitas Surat Masuk
Bagan 2. Memorandum Kebijakan
yang Dilaporkan kepada Presiden atau Menteri Setiap tahun Deputi Hublemmas menerima rata-rata 38 ribu surat
masuk dengan pengirim dan perihal yang berbeda-beda (Laporan
Kinerja Dephublemmas, 2018 s.d. 2021). Dari jumlah tersebut rata-
rata setiap tahunnya 2 % dilaporkan kepada Presiden dan 3 % persen
dilaporkan kepada MSN. Selebihnya dilimpahkan atau diteruskan
kepada Kementerian/Lembaga (K/L). Dengan jumlah analis
kebijakan yang hanya 36 orang, maka setiap analis memiliki beban
kerja yang tinggi yaitu rata-rata menangani 5 surat per harinya guna
menghasilkan 5 memorandum rekomendasi kebijakan dengan
kompleksitas, konteks, tingkat kerahasiaan, dan urgensi yang
bervariasi.
PEMUTAKHIRAN AGENDA KEPRESIDEN
2 POLICY BRIEF | MELALUI PEMBANGUNAN BIG DATA ANALYTICS
